公務員の仕事術

【公務員向け】パソコン作業を速くする5つの方法

今のご時世、役所ではIT関係の部署以外でも当たり前のように業務でパソコンを使っています。

情報収集や資料作成なんてパソコンがないと何もできないような環境ですから、パソコンは仕事に必須のアイテムだと言えます。

ここで一つ大事なことがあります。

それは、

パソコンが仕事に必須ということは、パソコン作業のスピードアップは仕事の速さに直結する

ということです。

パソコン作業が速くなれば仕事も速くなる。誰でもわかる単純な話ですね。

こんな話をすると

「じゃあ、どうすればパソコン作業が速くなるの?」

と思われる方もいらっしゃると思います。

そこで、今回はパソコン作業のスピードをアップする方法を5つご紹介したいと思います

(方法1)パソコンに沢山触ってパソコン操作に慣れる

「いきなりこれかよ!」って思われるかもしれませんが、真面目に言っています。

とにかくパソコンを触って、パソコンの操作に慣れる。

パソコン操作を速くするにはまず苦手意識をなくすことが必須です。パソコンを触る頻度が多くなればなるほど操作を体で覚えてきてパソコン操作が体に馴染んできます。そうやって少しずつ苦手意識をなくしていきましょう。

では、パソコンを触る頻度を増やすにはどうするのがよいでしょうか。

個人的には、パソコンを触る頻度を増やす一番の方法は私生活でも積極的にパソコンを使うことだと思います。

普段スマホでやっていることをパソコンでやってみる、アナログでしていたことをパソコンでやってみる、少しずつでいいのでパソコンでやることを増やしていくと良いです。

例えば、普段ネットサーフィンや調べものはスマホで済ますことが多いのであれば、自宅にいるときはパソコンでやってみるなどがありますね。

また、動画配信サービスで映画やドラマを観る際もパソコンを使ってみるなんてこともできますね。

ほかにも、ZoomやSkypeで友人や家族とテレビ電話するのも良いですね。

あと意外と知らない人もいますが、LINEもPC上で利用できますので、パソコンでLINEを使って友人とコミュニケーションを取るのもよいでしょう。



(方法2)タイピング速度を上げる

タイピング速度が上がるとそっくりそのまま作業のスピードも上がります。

当然ですね。公務員はとにかく文書を作る機会が多いため、タイピングが重要になってきます

しかし、世の中にはこの当然のことを理解しておきながら、タイピングが遅いままで是としている人が一定数います。

そんな方は本当に色んな意味で損していると思います。

タイピング速度なんて少し努力すればすぐにある程度のレベルに達することができます。

なので、タイピングの遅い方はタイピング速度を上げる努力をすることを強くオススメします

タイピングソフトを使った練習が一般的ですが、普段から正しいタイピング方法を意識してタイピングするだけでも確実に上達できます

自己流ではなく正しいタイピング方法をきちんと理解することがタイピング上達の早道です。

(方法3)Excelのスキルを高める

公務員が仕事でパソコンを使う際に多用するのがExcelです。

パソコンでExcelを使う際、Excelスキルがあるかどうかで作業に要する時間はびっくりするくらいに違います。

普段から力業でExcelを使っている方は、Excelの機能や関数をしっかり理解できれば作業時間が劇的に改善するはずです。

WordやPowerPointも同様でそれらのスキルがあるほど作業スピードが上がりますが、Excelはその二つよりもスキルの有無が作業スピードに顕著にあらわれます。

なので、同じofficeソフトでも、WordやPowerPointよりもExcelのほうが遥かに優先度の高いスキルになります。

はっきり言ってExcelスキルは今や社会人にとって必須のスキルだと思います。新採や新入社員であってもExcelは使えて当たり前と考える社会人が今や大多数ですからね。

少々きつい言い方になりますが、Excel操作に時間がかかっている方は危機感を持つべきでしょう

それほどExcelのスキルは重要だと思っています。

(方法4)ショートカットキーを活用する

使えるショートカットキーが増えればそれだけパソコン操作のスピードもアップします。

ショートカットキーを使えば、2回、3回の操作をして行う動作をショートカットキー一発でできるようになります。

パソコン操作が遅い方はほぼ全員ショートカットキーを使っていません。

おそらくその理由は「覚えるのが面倒くさいから」と「覚えるまでは余計に時間がかかる」です。

確かにそうです。

しかし、そう考えてしまった時点でその分野において成長は見込めません。

ショートカットキーは意識して覚えようとしなければ覚えることができません。自然と身に付くようなものではないということを理解する必要があります。

たしかに面倒くさいかもしれませんが、最低限のショートカットキーは絶対に身につけるべきでしょう

こちら↓↓の記事に「最低限覚えておきたいショートカットキー」をまとめていますので、ぜひご覧ください。

事務職の公務員が最低限覚えておきたい「ショートカットキー」パソコン操作の速さは仕事のスピードアップに直結します。そして、パソコン操作のスピードアップに欠かせないのがショートカットキーです。本記事では、事務職の公務員が最低限覚えておきたい「ショートカットキー」をご紹介します。...

(方法5)デュアルディスプレイ(モニター)にする

一般的にはパソコンのディスプレイ(モニター)は1枚ですよね。

デスクトップパソコンでもモニターは1枚ですし、ノートパソコンも画面は1つです。

そこに、ディスプレイを1枚追加して2画面にするだけで作業効率が上がります

いわゆる、デュアルディスプレイ(モニター)というやつです。

デュアルディスプレイ(モニター)にすれば、一つのパソコンで2画面を使えるので作業領域が増えるというメリットがあります

例えば、1つの画面で参照用のファイルを開いておき、もう一方の画面でExcelに入力していくという使い方ができます。

グループウェアを常に1画面で開いておき、WordやExcelを使った作業はもう一方の画面で行うという使い方もできます。

AKASHI
AKASHI
公務員時代、デュアルディスプレイ(モニター)の職員を見ると「イキってるなあ~」と心の中で小馬鹿にしていましたが、公務員を辞めて実際に使ってみるとその便利さに考えを改めました(汗)

公費でディスプレイを買ってもらうのは難しいかもしれませんし、私費で購入したものを使用することも難しい可能性もありますので、簡単に導入できるものではないかもしれません。

しかし、パソコン操作のスピードアップには有効なものですので、検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

以上、パソコン作業のスピードをアップする方法を5つご紹介させていただきました。

  1. パソコンに沢山触って操作に慣れる
  2. タイピング速度を上げる
  3. Excelのスキルを高める
  4. ショートカットキーを活用する
  5. デュアルディスプレイ(モニター)にする

これらのほかにもパソコン作業を速くするためにやるべきことはあるのですが、まずは今回ご紹介した5つを実践してみてください。

確実に作業スピードが上がるはずです。

がんばってください。

ABOUT ME
AKASHI
頑張る公務員の味方! 関東在住の30代。某県庁で10年ほど勤務した元公務員です。 財政課、市町村課、生活保護ケースワーカー、個人情報保護担当部署を経験。 詳細プロフィールはコチラ