ワークスタイル

仕事に関する日記がもたらすメリットと日記をつける際のポイント

皆さん、仕事に関する日記ってつけていますか?

つけていない方のほうが多数だと思いますが、仕事日記をつけることは成長につながるので本当にオススメです

僕自身10年ほど仕事日記をつけていますが、特に若手の頃の成長につながったと感じています。

そこで今回は、僕が仕事日記をつけるようになったきっかけから、日記をつけるメリットと書き方、そして日記をつけるにあたって重要なポイントについてお話ししたいと思います

僕が仕事日記をつけようと思ったきっかけ

まずは僕が仕事日記をつけ始めたきっかけについてお話ししようと思います。

県庁で膨大な仕事に追われて只々がむしゃらに仕事をしていたときの話になります。

当時の僕は毎日自分が何をしてどういう状況なのかもわからない状態に陥っていました。当然、肉体的にも精神的にもボロボロ。

AKASHI
AKASHI
当時はつらかったなあ・・・

そんなとき、ふと仕事で使っていたメモ用のノート(すでに5冊目くらいになっていました)を1冊目から見返したことがありました。なぜ見返したのか、その理由は覚えていません。

しかし、見返してみると「あれっ、当時の自分ってこんなこともわかってなかったの?」とか「そういえば、こんなミスしたなあ」とか色々思い出して、「俺ってこんなだったの!?」と多くの気づきがありました

そして、その気づきにより自分自身が確実に成長していることも実感でき、心が落ち着きました。

その経験をしたときに僕は思いました。

毎日の仕事での出来事やそれに関して思ったことをメモして定期的に読み返せば自分の歩みがしっかりと見えるんじゃないか

そうして、僕は仕事日記をつけるようになりました。



仕事日記をつけることのメリット

仕事日記をつけることのメリットは3つあると思っています。

  1. 「書き出す」ことでやるべきことや不安が整理される
  2. 自分自身を客観的に分析できる
  3. 自分が指導する立場になった際に役立つ

それぞれ見ていきましょう。

①「書き出す」ことでやるべきことや不安が整理される

やらないといけないことや気になっていることが多くなってくると頭の中はぐちゃぐちゃしてきます

そうなると、頭の中のワーキングメモリは今処理していることだけでも大変なのに、やらないといけないことや気になっていることまで情報を抱えておくことになり、次第にアップアップの状態になってしまいます。

アップアップの状態になると頭の中は整理されないどころかよりぐちゃぐちゃになってしまいます。その結果、やらないといけないことや気になっていることが実際の量よりもどんどん膨らんでしまいます

例えば、実際は気にしていることが10個しかないのに、頭の中では20個も30個もあるように感じてしまうような状態です。

このように実際の量よりも膨らんでしまうことで、必要以上に不安が募ってしまい、パフォーマンスが低下します。

これはとても良くない状態です。

AKASHI
AKASHI
先ほど日記をつけ始めたきっかけのところで話した、日記をつける前の僕が陥っていた状態ですね

そんなときに効果があるのが「書き出す」という行為です。

やるべきことや気になっていることを書き出してしまえば、頭はすっきりして気持ちは軽くなります。

やることが沢山あってあたふたしているときに、やることをリストに書き出してみると思っていたほど多くなくて「な~んだ、こんなもんか」となった経験があなたにもあると思います。それと同じ効果ですね。

やることリスト(To Doリスト)を整理することでも得られる効果ですが、日記にも同様の作用があります。

②自分自身を客観的に分析できる

日記をつけてそれを見返すことで、自分自身を客観的に分析できるようになります。

  • あのとき自分はこういうことを考えていたんだ。今になって考えればそれは間違いなったな。
  • この日も同じミスをしている。この作業をするときはミスをしないように工夫しないと。
  • Aさんと仕事をするときはいつもイライラしているな。何が原因なんだろう。

一例ですが、このように自分自身を分析することができるようになります。

この作業は成長に欠かせないものです。

自分のダメな部分を知ることができればそれを改善できることで成長につながります。そして、自分のダメな部分を知る術は、他人からの指摘と自分自身での気づきの2パターンあります。

他人からの指摘だけでしか知ることができない人と、自分でも気づくことができる人とでは後者のほうが明らかに成長が速いです。

これはダメな部分を知るということに限らず、自分の強みを知るということに関しても同じことが言えます。

またこのほかにも、自分はどういうときに幸せに感じるのか自分はどういうことに心を乱されるのか、この二つを知ることも成長に大きく作用しますが、これらも日記をつけて定期的に見返すことで気づきやすくなります

このように、自分自身を客観的に分析することは成長においてとても重要です。それができるようになるわけですから、日々 仕事日記をつけてそれを見返すことはとても価値のあることだと言えます。

③自分が指導する立場になった際に役立つ

例えば

  • 今日先輩からの指示が理解しにくくて処理に時間がかかってしまった。手順よりも目的を先に説明してほしかった。
  • 今日、係長から来週やる作業について説明を受けたとき、メモを取るポイントで係長は説明を一旦止めてくれたのですごくメモを取りやすかったな。

このようなことを日記に書いておくことで、自分が将来、先輩や上司の立場になったときに役に立ちます。

どう役に立つのか具体的に説明すると

  • 自分が先輩から教えられたときの説明は理解しずらかったから、自分が教えるときには別のやり方をしよう。

とか

  • あのときの上司の説明方法がすごく良かったから、自分が後輩や部下に説明する際にも同じようにしてあげよう。

というように過去の経験を将来に活かせます

特に、自分がされて嬉しかったことやありがたいと感じたことは意外と忘れやすいので、日記に書いて忘れないようにしておくことで、それが将来役に立つ財産になります

僕がやっている仕事日記の書き方

仕事に関する日記を書くにあたっては、特に難しく考えずにある程度好きに書けば良いと思っています。

例えば、朝に日記を書く場合には、前日の仕事での出来事や今日やる予定のことについて思ったことや感じたことを素直に書けばよいでしょう

例として、僕が日記に書いている内容を少しお見せしますね。

2015年11月18日(水)

昨日はCさんから急に降ってきた仕事で元々予定していた仕事が終わらなかった。今日こそ終わらせる。

そのためにもまずは朝一で急な仕事がないことをCさんに確認しておこう。

14時の時点で終わりそうになければ、Dさんに手伝ってもらう。困ったときのDさん頼み。だから、もし自分がDさんから何かをお願いされたときは全力笑顔で引き受ける。これは絶対に守る!

大体こんな感じで僕は書いています。

忙しいときなんかは、1行で済ませてしまうこともあります。

2016年12月16日(金)

昨日は深夜残業で帰宅したのが2時だったのでさすがにきつい・・・はやく帰りたい

こんな感じであまり負荷がかからないように書けばよいでしょう。

仕事の日記をつけるにあたって大事なこと

ある程度自分の好きなように日記を書けばよいと言いましたが、それでも最低限これだけはやるべきだと思うポイントが4つあります

  1. 他人に見せない
  2. 習慣化する
  3. 負担をかけずに書く
  4. 定期的に読み返す

①他人に見せない

他人に見せる可能性があると文章を書く際に本心を隠してしまう恐れがあります

それだと意味がありません。

したがって、他人には絶対に見せないと決めて、安心して本心を書くようにしましょう。

②習慣化する

毎日同じ時間に書いて、それを習慣化することが大事です。

例えば、職場に着いて仕事に取り掛かる前に日記を書くという風に決めて、それを毎日続けて習慣にしてしまうと良いでしょう。

習慣化できないと継続して日記を書くということがとても難しいので、習慣化は非常に重要です。

③負担をかけずに書く

なるべく負担をかけずに書くことが重要です。

書くことに面倒くささを感じていると長続きしませんし、仮に続けられても気持ちよく続けることができません。

出来る限り自分のやりやすい方法を見つけて負担を少なくすると良いでしょう。

④定期的に読み返す

日記を書くだけでは日記の効果は十分に発揮されません。

定期的に読み返してこそすべての効果を発揮します。



終わりに

本記事を参考にしてぜひ仕事日記をつけてほしいと思います。

きっとあなたにも効果があるはず。

特に若い方のほうがやる価値があると思いますよ。

僕が参考にした本

ちなみに、僕は10年ほど前から自分流のやり方で日記をつけ始めましたが、8年前に下記の本に出会い、日記をつける際の参考にさせてもらいました

少し古い本ですが、仕事日記についてもっと知りたい!という方はこちらの本を読んでみてはいかがでしょうか

僕なんかの記事よりも丁寧かつ詳細に説明されていますし、心理学的な視点からの解説もあるのですごく分かりやすいですよ。

ABOUT ME
AKASHI
頑張る公務員の味方! 関東在住の30代。某県庁で10年ほど勤務した元公務員です。 財政課、市町村課、生活保護ケースワーカー、個人情報保護担当部署を経験。 詳細プロフィールはコチラ